档案数字化的重要性和意义，档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

　　档案数字化的重要性和意义

　　1、档案数字化管理

　　数字化档案管理系统是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查借阅功能。也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以大大提高工作效率，提升工作服务的水平和质量，实现档案由管理向信息研究与利用的质的转变。

　　2、档案数字化采集

　　从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作。

　　3、档案数字化查阅

　　以组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑：可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。

　　三、档案数字化的流程

　　档案数字化加工业务总体流程包括：档案调卷、整理及著录、档案扫描、影像处理、数据质检、数据挂接、文档归还、数据备份。

　　先后顺序为：调卷>著录>扫描>处理>质检>挂接>归还>备份。

　　四、档案数字化的优势

　　1、提高经济效益

　　档案数字化节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

　　2、提高办公效率

　　数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为"无墙界档案"，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

　　3、增强档案原件保护

　　将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

　　数字化档案加工

　　一、方法/步骤

　　纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用，使档案信息资源得到共享，以满足单位或社会对档案利用的需求。就数据内容而言，档案数字化加工应包括目录数据（档案）、文件数据（扫描原件）、多媒体数据（图档、音频、视频）等。

　　1、档案数字化的主要作用

　　①、档案数字化是档案信息化建设重要内容，档案信息化建设的核心是资源建设。

　　资源建设包括两大方面任务：

　　一是现有档案的目录数据库建设和重要纸质档案和照片、录音、录像档案的数字化；

　　二是现行电子文件归档与电子档案管理。

　　②、档案数字化能有效地保护档案原件。

　　⑴、代替原件使用，保护档案原件。

　　⑵、数字化副本异地保存，输出磁盘、磁带供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏。

　　⑵、恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。

　　二、原则

　　1、安全性原则

　　安全性是档案数字化过程中时刻要注意的问题。由于前面提到过的档案的原真性以及一些其它原因，安全性对于档案数字化显得尤为重要。

　　首先要保证档案原件的安全。在数字化过程中可能要对档案进行拆卷扫描，每一步都要十分注意对档案原件的保护，不能因为人为的原因造成档案原件的污染、破损、断裂甚至失窃等无法挽回的损失。其次，是要保证档案信息内容的原真性和保密性。由于档案信息的开放程度受密级的限制，有些档案信息不宜公开，原则上这些档案不应列入数字化范围，或者应为这些有保密要求的数字化档案加上可靠的保密措施。

　　2、规范性原则

　　档案数字化的目的是利用计算机网络这种新型的信息通道，向全国甚至全球提供数字化档案信息。因此在档案数字化时应采用各方统一并认可的规范与标准。只有符合统一的标准，才能真正实现数字化档案信息的网上高效传输，而不至于因为文件存储格式和软硬件平台的不同而造成资源的浪费，同时也有助于确定一个最佳的档案数字化技术方案。如果缺乏统一的标准和规范，档案数字化将会成为阻碍档案信息化、网络化建设的一个重要原因。

　　3、高效性原则

　　首先，应在充分研究分析的基础上选择档案数字化最优方案，包括最优化的工作流程，最合理的数字化信息存储格式，以及先进、高效、经济的数字化加工设备等。

　　其次，高效性原则的又一要求是注重档案数字化工作的整体性与协作性。为避免档案信息的重复数字化和数字化工作资源的浪费，保证档案信息的系统与完整，档案数字化工作应特别强调互补协作和系统高效。