工程档案数字化扫描的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。

　　1．构建档案组织体系，明确管理工作职责

　　工程建设项目档案管理坚持“统一领导、分级管理，统一标准、分工负责，统一验收、分段移交”的原则，按照国网直流部、建设管理单位、参建单位三级档案管理体系，建立相应各级项目档案管理机构，做好项目档案的形成、积累、整理和归档工作，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用。

　　2．严格依法合规程序，强化策划引领作用

　　建设管理单位在招标文件中明确档案过程数字化工作范围、工作职责等要求，并在合同中进一步强调和明确。

　　策划先行，全方位引领过程数字化：

　　一是建设管理单位组织编制“工程档案过程数字化方案”，明确了项目文件过程数字化实施的背景、工作思路、各单位的工作职责、档案数字化工作要求、主要工作流程及内容等各项要求，确保档案过程数字化工作有组织支撑、技术指导和经济保障，指导档案过程数字化工作实施。

　　二是建设管理单位组织业主项目部编制“工程档案编号原则”，明确工程文件编号原则、组织文件预立卷。为便于开展档案过程数字化工作，工程采用四组代号：项目代号-单位代号-分类号-案卷流水号，各单位代号具有唯一性，避免了单位之间编号的影响。

　　三是工程各参建单位结合工程实际，编制各单位“项目文件管控方案”，从组织机构、项目文件形成、外部文件把控、过程检查机制、奖惩机制等方面提出具体管控措施；

　　与此同时，监理单位和施工单位梳理项目文件过程数字化文件清单，文件清单包括档号、文件题名、分类号、数字化完成时间、过程中是否变动、是否通过管控可以实现过程数字化、是否竣工后再进行数字化等内容，以此作为档案过程数字化工作的重要依据。

　　监理单位结合现场工作和过程数字化操作要求，梳理形成《项目文件过程数字化应用手册》，为档案过程数字化操作提供指导。

　　3．落实软件硬件配置，严格人员持证上岗

　　为确保工程现场正常开展档案过程数字化工作，各项目部及时根据要求配备相关硬件和软件，包括过程数字化软件硬件和办公环境，具体要求参考《项目文件过程数字化应用手册》。